VAKIFBANK_2017_FAALIYET_RAPORU_TR

113 VakıfBank 2017 Faaliyet Raporu » » Banka bünyesinde yöntemi Kurumsal Yönetim Komitesi tarafından tanımlanmış, Kalite ve Çevre Yönetim Sistemlerinin kurulması işletilmesi ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla başlatılan çalışmalar neticesinde ISO:9001-2015 Kalite Yönetim belgesi ve ISO:14001-2015 Çevre Yönetim Sistemi belgesi alınmıştır. Banka hem Genel Müdürlük birimlerini hem de tüm şubelerini kapsayacak şekilde bu alanda kamu bankaları arasında her iki belgeye sahip ilk ve bankacılık sektöründe ise ikinci banka olmuştur. » » Kurumsal ve yabancı yatırımcılara yönelik olarak 2014 yılında Banka birimleri tarafından iPhone ve iPad kullanıcıları için hazırlanan Türkiye’nin ilk İngilizce yatırımcı ilişkileri uygulaması projesi “VakıfBank IR” adı ile hayata geçirilmiştir. Uygulamanın faaliyete geçtiği günden 2017 yılı sonuna kadar toplam 12.160, 2017 yılı içerisinde ise 5.830 adet kullanıcı tarafından indirilerek tablet ve akıllı telefonlarda kullanılmaya devam edilmiştir. 2.2 Pay Sahiplerinin Bilgi Edinme Haklarının Kullanımı Yatırımcı İlişkileri Müdürlüğü’ne yöneltilen sorular, gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere, sorunun muhatabı en yetkili kişi ile görüşülerek gerek telefon aracılığı ile gerek yazılı olarak cevaplandırılmaktadır. Pay sahiplerini ilgilendiren hisse senedi işlemleri, sermaye artırımı, kâr payı alma işlemleri, Genel Kurul Toplantıları, finansal raporlar, özel durum açıklamaları vb. Banka’ya ilişkin bilgi ve gelişmeler internet sitesi, gazete ilanları, posta yoluyla veya telefon aracılığıyla düzenli olarak ilgili taraflara aktarılmaktadır. Diğer taraftan, anılan gelişmeler ve bilgiler, yurt dışında yerleşik yatırımcılara e-posta yoluyla ulaştırılmaktadır. Ayrıca, yerli pay sahiplerinin faaliyet dönemi içinde, sahip oldukları hisse senetlerinin durumu, mevcut hisselerinin dönüşüm ve vefat sonrasında hisse senetlerinin paylaştırma işlemleri hakkındaki bilgi taleplerine yazılı olarak cevap verilmektedir. VakıfBank’ın Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış iki ayrı yatırımcı ilişkileri internet sitesi bulunmaktadır. Bunlar; Türkçe yatırımcı ilişkileri internet sitesi: http://www.vakifbank.com.tr/Yatirimci_ Iliskileri.aspx?pageID=657 İngilizce yatırımcı ilişkileri internet sitesi: http://www.vakifbank.com.tr/investor- relations.aspx?pageID=625 Söz konusu internet sitelerinde kurumsal bilgiler, Banka’nın Ana Sözleşmesi ve Kanunu, Genel Kurul bilgilendirme dokümanları, kâr dağıtım tablosu, genel kurul iç yönergesi, hazirun cetvelleri, özet tutanakları, dönemsel mali tablolar ve faaliyet raporları, kredi derecelendirme kuruluşları tarafından verilen kredi notları, kurumsal yönetim ile ilgili raporlar, sürdürülebilirlik ile ilgili bilgiler, hisse senedi bilgileri ve Banka’daki gelişmelere ait basın bültenleri ve duyurular yer almaktadır. Kamuyu Aydınlatma Platformu aracılığıyla kamuya duyurulan VakıfBank hakkındaki gelişmelere ait Özel Durum Açıklamalarına da bu sitelerden ulaşılabilmektedir. Banka’nın kurumsal internet sitelerinde, pay sahiplerinin haklarının kullanımını etkileyebilecek nitelikte bir bilgi ve açıklama bulunmamaktadır. VakıfBank Özel Denetçi atanması ile ilgili Türk Ticaret Kanunu hükümlerini uygulamaktadır ve bu nedenle Banka’nın Ana Sözleşmesi’nde ayrı bir düzenleme yer almamaktadır. 2017 yılı içerisinde özel denetçi tayini konusunda iletilen bir talep bulunmamaktadır. Banka, başta Bankacılık Kanunu olmak üzere ilgili mevzuat çerçevesinde düzenli olarak denetime tabi tutulmaktadır. 2.3 Genel Kurul Toplantıları 2017 yılında şirket merkez adresinde Olağan Genel Kurul Toplantısı gerçekleştirilmiştir. 63. Olağan Genel Kurul Toplantısı 9 Haziran 2017 tarihinde yapılmış ve toplantı nisabı %91,64 olarak gerçekleşmiştir. Olağan Genel Kurul Toplantısı, “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ile “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” hükümleri uyarınca gerçekleştirilmiştir. Bu kapsamda, paydaşlar elektronik ortamda Genel Kurul toplantısına katılma imkânı elde etmiş, öneride bulunmuş, görüş açıklamış ve oy kullanma imkânına sahip olmuştur. Genel Kurul Toplantıları’ndan önce pay sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla Genel Kurul’a ilişkin davet, gündem, vekâletname örneği ve ekinde yer alan diğer belgeler ilgili mevzuata uygun olarak Kamuyu Aydınlatma Platformu, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, Elektronik Genel Kurul Sistemi ve Yönetim Kurulu’nca kararlaştırılan Türkiye çapında yayım yapan en az iki gazete aracılığı ile kamuya duyurulmuş ve Banka internet sitesinde de söz konusu belgeler Türkçe ve İngilizce olarak yayımlanmıştır. Banka Genel Kurul Toplantısı’na elektronik ortamda katılmayı, öneride bulunmayı, görüş açıklamayı ve oy kullanmayı sağlayan e-Genel Kurul hizmeti için, toplantı ve çağrı günleri hariç olmak üzere en az 21 gün önce MKK sisteminde Genel Kurul çağrısı yapılmaktadır. Bunlara ek olarak, söz konusu belgeler adres bilgileri güncel olarak Banka kayıtlarında bulunan ortaklara posta yolu ile de ulaştırılmaktadır. Genel Kurul’a yönelik olarak hazırlanan 2016 hesap dönemine ait Banka Bilanço ve Kâr-Zarar tabloları, Yönetim Kurulu Faaliyet Raporu, Denetçi Raporu ve Bağımsız Dış Denetleme Kuruluşu Raporu’nu içeren 2016 yılı Faaliyet Raporu Genel Kurul öncesinde ilgili mevzuatta belirtilen yasal süreler içerisinde Banka ortaklarının bilgi ve incelemesine sunulmak üzere VakıfBank kurumsal internet sitesinde, MKK sisteminde, Elektronik Genel Kurul Sistemi’nde (EGKS) ve Genel Müdürlük ve Banka’nın tüm şubelerinde ortakların bilgisine hazır halde bulundurulmuştur. Ayrıca, pay sahiplerinin talep etmesi durumunda Genel Kurul’a ilişkin davet, gündem ve vekâletname örnekleri şube personeli tarafından temin edilebilmektedir. Genel Kurul’a katılma hakkına sahip olup, katılmak için gerekli prosedürleri yerine getiren ortaklar 2017 yılında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısı’na katılmıştır.